Il Progetto Zero Uno Zero Zero

Premessa

Il progetto zero uno zero zero nasce con l’obiettivo di sviluppare all’interno della Cooperativa strumenti per la circolazione di informazioni e la condivisione di relazioni e di valori in maniera rapida, leggera ed efficace.

È in corso di sviluppo all’interno della cooperativa una web-application dedicata alla condivisione di informazioni, saperi e notizie utili per la vita della cooperativa.  Essa si sdoppia su due principali filoni: un’area riservata accessibile a soci e dipendenti e una piattaforma di consultazione dati.

Fondamentale per la buona riuscita del progetto sarà il coinvolgimento dei coordinatori di servizio, fruitori principali dello strumento digitale oltre che le figure di staff che hanno implementato con il Responsabile Information Technology (IT) l’applicazione.

L’applicazione è stata promossa all’interno dell’azienda attraverso assemblee e incontri dedicati e ha quindi interessato tutto il territorio in cui la Zerocento opera (tutta la provincia di Ravenna).

Una Vision per l’Innovazione

Da sempre la Cooperazione Sociale è vista come costantemente impegnata a “sporcarsi le mani” nelle tante pieghe delle nostre comunità lavorando con anziani, disabili, migranti, minori in situazione di difficoltà.

Si è sempre immaginato che il proprio contributo all’innovazione potesse essere limitato a come rendere i propri interventi più efficaci alle mutazioni sociali, dimenticando che questo è possibile solo se alle spalle c’è un sistema solido e agile di governo dei processi.

Tale sistema, secondo la visione di Zerocento, non può esimersi da essere sostenibile, responsabile, trasparente, efficiente e driver del cambiamento.

La sostenibilità e la responsabilità sono valori a cui cerchiamo di sensibilizzare – ad esempio – i bambini che frequentano i nostri servizi alla prima infanzia e che quindi non possiamo non praticare nel nostro essere azienda, mentre della trasparenza e dell’innovazione costante discutiamo costantemente con i nostri soci nel corso delle assemblee.

La digitalizzazione dei processi e degli strumenti è quindi diventato un elemento del nostro agire proprio perché digitalizzare significa:

  • ridurre il consumo delle materie prime;
  • accelerare la circolazione delle informazioni;
  • liberare energie da compiti “ordinari” per indirizzarli verso azioni ad elevato livello di professionalizzazione e di fantasia.

Gli Strumenti in Gioco

Il pensiero innovativo di fondo è quello di creare una strategia comunicativa e di elaborazione dei dati fruibile e veloce che potesse rispondere celermente alle richieste dei coordinatori di servizio relativamente allo stato economico/finanziario del proprio servizio al fine di poterlo governare in tempi adeguati (Cruscotto) e allo stesso tempo poter comunicare prontamente con tutta la base sociale della Zerocento (550 fra soci e dipendenti di tutta la provincia di Ravenna) attraverso un canale privilegiato (Area Riservata).

L’avvio di una digitalizzazione dei processi trova quindi utilità sia dal punto di vista della operatività quotidiana dell’azienda che dal punto di vista della circolazione delle azioni finalizzate alla trasmissione dei valori e della mission aziendale della nostra Cooperativa Sociale.

La web-application discende direttamente da un progetto di digital policy integrata dei processi dell’azienda indirizzati sia agli stakeholder interni che a quelli esterni.

Tale digital policy è stata sviluppata con due obiettivi principali:

  1. una maggiore velocità e trasparenza nella circolazione delle informazioni andando quindi a facilitare il processo di adesione al sistema di valori della Cooperativa
  2. una riduzione dell’impatto ambientale (in particolare rispetto al consumo di carta), di tempo e di energie di tutti i processi della Cooperativa.

Cruscotto

L’idea innovativa relativa alla digitalizzazione dei processi è stata quella di dotarsi di un sistema di indicatori semplice e sensibile ai cambiamenti che ha permesso di essere veloci nel cogliere i segnali che evidenziano come sta andando la Cooperativa. Lo strumento del cruscotto ci fornisce delle vere e proprie spie sulla situazione dell’impresa: come il cruscotto di un’autovettura segnala al guidatore le anomalie o i punti d’attenzione per la guida, così questo strumento di reporting direzionale ci evidenzia se l’azienda si sta muovendo nella direzione voluta e nei tempi stabiliti dal management.

Si è proseguito al tal fine alla creazione di un unico strumento che raccogliesse in tempo reale oltre agli indicatori di natura economico finanziaria (volumi, costi, margini, budget, consuntivi e i relativi confronti negli anni) anche quelli relativi al personale in forza (organigramma, tipologia di contratto, formazione svolta, ferie, permessi, banca ore ecc.) e tutti i documenti relativi ai sistemi di gestione (qualità, ambiente, sicurezza, Sa8000, haccp).

Per costruire questo sistema spesso le cooperative sociali si affidano ad agenzie esterne affrontando costi a volte molto importanti, la scelta di Zerocento invece è stata quella di creare al proprio interno, grazie all’It dedicato, un sistema di indicatori progettati sulla base delle caratteristiche proprie del business presidiato. Creazione che ha visto sin da subito il coinvolgimento attivo di tante figure dello staff aziendale che hanno collaborato intensamente con l’unico fine di implementare questo sistema di misurazione delle performance.

Area Riservata

Infine un altro aspetto della digitalizzazione preso in esame è stato quello della condivisione delle informazioni e dei documenti con la base sociale. Si è quindi proceduto alla creazione di un’area riservata che permettesse loro di ricevere la propria busta paga e tenerli costantemente informati circa le attività dell’azienda o scadenze prossime. Tale circolazione di informazioni tra i diversi settori di produzione ha l’obiettivo anche di diffondere fra i dipendenti i valori e la cultura della nostra cooperativa sociale: la condivisione, il rispetto per l’ambiente,la partecipazione attiva delle persone dentro la propria organizzazione, dei servizi erogati e della comunità locale come elemento fondamentale per una crescita collettiva.

Gli Attori Coinvolti e le Modalità di Progettazione Partecipata

In questo processo sono stati coinvolti tutti gli stakeholder della Cooperativa, a partire dai soci che hanno accettato di ricevere le comunicazioni non più in formato cartaceo ma digitale; a qualche mese di distanza, il monitoraggio su questa specifica azione intrapresa ha evidenziato un diffuso livello di soddisfazione.

La Collaborazione con il Management

l Lean Management è un approccio strategico all’organizzazione secondo l’ottica dei processi e pone al centro della sua filosofia l’identificazione e l’eliminazione dello spreco come ostacolo alla creazione del valore. A tal fine il Comitato di Direzione ha delegato un suo componente nel seguire il Responsabile I.T., figura interna alla Cooperativa, nel processo di creazione e sviluppo dei vari sistemi digitali creati (Cruscotto e Area riservata).

Essendo Il cruscotto aziendale un prospetto informativo costituito da un sistema di indicatori di natura economico finanziaria (volumi, costi, margini), un aggregatore di dati del personale in forza (organigramma, tipologia di contratto, formazione svolta, ferie, permessi, banca ore ecc) e un repository per i documenti dei sistemi di gestione, strumento quindi che è  in grado di fornire un’informativa tempestiva e concisa sull’andamento dell’impresa, sono state coinvolte, per la sua creazione e sviluppo, gran parte delle funzioni di staff:

  • Ufficio del personale
  • Controllo di gestione
  • Ufficio acquisti
  • Ufficio tecnico e manutenzioni
  • Ufficio commerciale
  • Responsabile di sistemi di gestione
  • Referenti di settore e Assistenti Gestionali del settore di produzione
  • e ovviamente i Coordinatori di Servizio

Fondamentale è stato inoltre il secondo passaggio in cui si sono creati momenti di formazione rivolti ai coordinatori di servizio al fine di far loro comprendere indicazioni critiche, sintetiche, significative e prioritarie che hanno permesso di misurare l’andamento del servizio nei suoi più svariati aspetti.

Anche la creazione dell’Area riservata ha visto il coinvolgimento di gran parte delle figure di staff e di produzione. Lo scambio e la circolazione delle informazioni ha reso possibile un ulteriore ampliamento dell’audience per i contenuti ritenuti di particolare rilievo ed è un buon veicolo istituzionale per arrivare a “parlare” a tutta la base sociale della Cooperativa Sociale Zerocento.

Gli Indicatori di Risultato

Gli indicatori utilizzati sono stati selezionati in base soprattutto alla loro comprensibilità e fruibilità al fine di evitare interpretazioni sbagliate e sicuramente la continuità delle informazioni, con un aggiornamento periodico, ha permesso una efficienza significativa dei vari processi utilizzati.   

Qui di seguito indichiamo in modo chiaro, sintetico e misurabile i risultati e gli impatti prodotti dal processo di digitalizzazione:

PRIMA DOPO
Stampa di oltre 6.000 buste paghe e 13.000 fogli (pari a circa 160 kg di carta) Nessuna busta paga viene stampata e per coloro che non hanno la possibilità di accedere ad un pc, Zerocento ha messo a loro disposizione, presso gli uffici di Faenza, Lugo e Ravenna, un computer dedicato.
N. 60 coordinatori di servizio si recavano presso l’ufficio del personale della sede centrale per il ritiro delle buste paga (da loro poi consegnate ai soci lavoratori assegnati ai servizi) Tutti i soci lavoratori hanno la possibilità, accedendo all’area riservata, di vedere e “scaricare” la propria busta paga e documenti personali (cud, detrazioni ecc.)
Stampa e consegna ai coordinatori della reportistica relativa al controllo di gestione dei servizi e della documentazione relativa ai sistemi di gestione Riduzione del consumo di carta per la reportistica e la documentazione relativa ai sistemi di gestione e al controllo di gestione e di produzione: si stima di aver utilizzato nel corso del periodo 01/03/2016-01/03/2017 circa il 90% di carta in meno in tali attività
Alcune informazioni, anche di servizio, rivolte ai soci dovevano aspettare il 20 del mese (giorno di pagamento di stipendi) per essere comunicate ai soci lavoratori Oggi, le comunicazioni, viaggiando online, raggiungono i nostri soci in tempo reale avvisandoli attraverso una mail del “caricamento” di un documento a lui riservato, nella sua area personale.
Solo alcuni servizi erano dotati di computer collegati ad internet Oggi tutti i servizi di Zerocento hanno una postazione internet (n.60 pc su tutta la provincia di Ravenna e n.30 pc negli uffici di sede), una mail dedicata che permette ai coordinatori un accesso celere e una condivisione delle informazioni e una stampante.
Dato non comparabile poiché il servizio è attivo da novembre 2015 Numero accessi area riservata anno 2016

Pagine viste: 46.929

Utenti unici: 609

Pagine medie viste per utente:  77

Gli Sviluppi Futuri

Dopo aver volto verso l’interno i riflettori della trasformazione digitale, Zerocento ora vuole intraprendere un processo di digitalizzazione anche nelle relazioni con gli stakeholder esterni.

Da settembre 2017 Zerocento ha attivo all’interno del suo sito un e-commerce per permettere ai cittadini di acquistare direttamente ed in qualsiasi momento della giornata i servizi che la Cooperativa offre direttamente come i servizi integrativi scolastici, i centri estivi, i soggiorni e i servizi aggiuntivi alla prima infanzia. Al 01.06.2018 sono stati effettuati oltre 1.300 ordini per circa € 150.000 di fatturato.

Questo non significa assolutamente delegare a strumenti informatici la relazione con gli utenti dei nostri servizi, in quanto questa rappresenta la base fondamentale del nostro mestiere. Significa al contrario liberare tempo e energie dalle comunicazioni ordinarie e burocratiche per dedicarsi con sempre maggiori risorse  ed attenzioni alle relazioni con i nostri clienti/fruitori.

Ad esempio: all’interno dei servizi alla prima infanzia, i nuovi obblighi di legge e i metodi di lavoro e di governo dei processi scelti dalla Cooperativa comportano la presenza quasi quotidiana di documenti, informative, moduli da consegnare ai genitori.
Questo solitamente avviene nei rapidi momenti dell’accoglienza e dell’uscita dal servizio.
In tali occasioni inevitabilmente questi espletamenti finiscono per ridurre lo spazio a disposizione per confrontarsi sulla serenità o sulle difficoltà che stanno vivendo il bambino o la famiglia nel corso della frequenza del Nido.

Vogliamo quindi che la tecnologia diventi lo strumento facilitatore delle relazioni, delegando ai medi digitali tutte quelle attività da “postino”.
Vogliamo invece generare spazio per la relazione tra operatore e fruitore del servizio, spazio dove parlare di ciò che è realmente importante e per permettere di costruire quel rapporto di fiducia che è presupposto necessario per ogni relazione di aiuto.

Che sia un’app per lo smartphone, un bot su Telegram o una pagina sul nuovo prossimo social network di moda non lo possiamo sapere, anche perché lo strumento ora attuale sappiamo che sarà inutile tra pochi anni.
Vogliamo però costruire un’attitudine aziendale diffusa dove i nuovi media e gli strumenti digitali possano diventare ulteriori strumenti del mestiere dell’operatore sociale.

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